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地方政策/法規
(浙江)溫州市破產管理人破產案件 檔案管理辦法(試行)
時間:2021-01-04 | 地點: | 來源:破產重整那些事

 第一章  總則
第一條 【目的】為規范管理人對破產檔案的收集、整理,有效保護和利用案件辦理過程中形成的各種文件資料,加強破產檔案的管理,依據《中華人民共和國企業破產法》、《中華人民共和國檔案法》及相關司法解釋的規定,結合溫州地區管理人工作實踐,制定本辦法。
第二條 【適用范圍】溫州市破產管理人協會會員(以下簡稱“在冊管理人”)擔任管理人辦理破產案件的,適用本辦法。
在冊管理人辦理預重整案件、個人債務集中清理案件、強制清算案件的,參照適用本辦法。
第三條  【破產檔案的概念】破產檔案是指管理人在工作中形成的、具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
第四條  【檔案管理原則】 管理人破產檔案實行統一管理,專人負責,確保檔案的完整與安全。
管理人破產檔案實行紙制檔案卷宗歸檔管理,同時應加強檔案信息化建設,并采取措施保障檔案信息安全。
第五條   【檔案管理工作的職責】管理人內部應設置檔案管理工作人員,履行如下職責:1、貫徹執行檔案工作的各項法律法規和規章制度;2、負責督促、指導、協助各部門立卷歸檔工作;3、負責立卷檔案的驗收、登記、借閱和保管工作;4、嚴格執行各項保密制度,維護檔案的完整和安全;5、及時、準確的按類別和歸檔范圍要求將破產檔案整理歸檔,如中間有人員調整,應認真辦理交接手續,保證檔案材料的完整性。

第二章 收集歸檔工作
第六條  【歸檔范圍】
(一)政府、法院等印發管理人的各種文件資料。
(二)管理人印發的各種文件和其他有保存價值的重要資料及其電子版。
(三)破產工作有關的各種會議材料、會議紀要、會議記錄等資料,包括會議照片、錄音、錄像等聲像檔案資料及其文字說明材料。
(四)破產工作有關的各種協議文本。
(五)業務檔案(包括但不限于訴訟檔案,債權登記、審核,債權催收,資產管理等工作過程中的檔案資料以及工作底稿和工作留痕)。
(六)會計檔案。
(七)其他各種載體和記錄方式的聲像資料(包括網頁公告、公示的備份)及其文字說明材料。
(八)破產工作有關的實物檔案。
(九)管理人印鑒、介紹信等審批存根或審批單。
(十)各職能部門向管理人領導請示匯報工作或職能部門之間溝通協商使用的簽報。
(十一)其他具有保存、查考價值的各種資料。
第七條  【歸檔收集要求】
(一)凡歸檔文件均留存原件,各種簽批、書寫文字均應使用耐久性材料書寫;
(二)管理人印發的各種文件,要同時保存文件正本和發文底稿,有附件和相關依據性資料的,要收集齊全;管理人檔案中有電子版可以保存的應定期刻錄,存庫保管;
(三)簽報文件,如有相關部門會簽意見及其他依據性材料的,要收集齊全;
(四)請示與批復文件要完整,采用電話批復或口頭批復的,承辦人員應在文件處理單上說明,并由承辦部門負責人簽字;
(五)照片檔案,要將底片和文字說明一并歸檔,由攝影者或承辦單位負責編寫文字說明;
(六)磁性載體檔案,須經演示或檢測證明無病毒、無劃傷,文件具有完整性、可讀性且運轉正常,由文件形成部門負責編寫包括文件運行系統環境等在內的歸檔說明;
(七)其它有利于管理人檔案完整、安全保存的要求。
第八條  【歸檔時間 】
(一)日常歸檔。是指管理人內部指定的檔案管理人負責做好部門文件資料的日常收集歸檔工作,確保文件資料的完整有序。
(二)結案歸檔。是指人民法院終止管理人職務后60日內,管理人自行或者聘請相關中介機構按照本辦法的管理規范,對管理人在破產程序期間所形成、收集的檔案進行歸檔、整理,編制目錄,按照相關規范依法進行存檔。
第九條  【檔案整理】
檔案管理人對歸檔文件資料要及時進行分類編目整理。
(一)整理原則
破產檔案按一案一卷、一卷一號原則立卷。遵循文件的形成規律,保持文件之間的有機聯系,區分不同價值,便于保管和利用。
(二)整理要求
1、應對歸檔文件進行分類排序并裝盒分類保管;
2、有破損的文件應予以修整;
3、字跡模糊或易褪變的文件應自制,并將自制件附于原件后一并歸檔;
4、整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝具、裝訂材料等應符合檔案保護要求;
5、各種不同載體的檔案,應采用相應的存放工具進行存放;
6、將檔案資料檢索標識錄入計算機,實現計算機檢索;
7、涉及國家機密、商業秘密、個人隱私案卷歸檔時應列為保密卷,確定密級保管。
(三)整理方法
歸檔文件資料的整理大致分以下幾個環節:裝訂、分類、排列、編號、裝盒、數據錄入和編目。

第三章 日常管理
第十條  【檔案的保管】
各管理人應設存放檔案的專門場所,根據保管的檔案種類和數量,配備必要的設施,做好防盜、防火、防蛀、防霉變等工作,確保檔案的完好和安全。
第十一條  【檔案的日常借閱管理】
(一)借閱本部門形成的檔案資料(非涉密文件)時,向檔案管理人員說明原因,并在檔案借閱登記簿上登記后辦理借閱; 
查閱或復印非本部門形成的檔案資料(非涉密文件)時,需填寫《檔案借閱申請單》(見附件一),經借閱部門負責人審核批準后辦理查閱或復??;借出非本部門形成的檔案資料(非涉密文件)使用時,需填寫《檔案借閱申請單》,經借閱部門及被借閱部門負責人審核批準后辦理借出手續;
借閱涉密檔案文件以及其他重要檔案資料時,《檔案借閱申請單》要報經借閱部門及被借閱部門管理人分管領導審批后辦理借閱。
鑒于破產工作的特殊性、復雜性,遇有緊急事項時,如有關部門負責人或管理人分管領導不在場無法完成檔案借閱的審批手續,可以口頭、電話方式進行請示,并在《檔案借閱申請單》做相應備注,事后應履行補簽手續。
(二)禁止在借閱的檔案資料上劃杠、圈、點等,嚴禁涂改和撕頁,確保檔案的安全、完整和整潔。所借檔案,未經批準不得轉借或復印給他人。
第十二條  【檔案的公開與利用】
管理人應當按照《中華人民共和國企業破產法》及相關司法解釋有關債權人知情權的規定,在債權人申請后向其公開相應的破產檔案(非涉密文件)。
管理人應積極開展檔案利用工作,建立健全檔案利用制度,根據檔案的密級、內容和利用方式,規定不同的利用權限、范圍和審批手續。管理人保管的檔案對外提供利用的,需經本單位負責人批準。
利用檔案應當履行查閱手續,進行檔案查閱登記和利用效果反饋記錄。檔案工作人員應當對利用活動及時跟蹤和監督。

第四章  檔案的保管期限、鑒定和銷毀
第十三條  檔案的保管期限分為永久、長期、短期三種。
第十四條  對保管期滿的檔案,由溫州市破產管理人協會、管理人所在執業機構和有關業務部門組成鑒定小組共同進行審查、鑒定后,提出存毀意見。
第十五條  檔案銷毀前,應編制“檔案銷毀清冊”,經主管領導批準后,指派專人監銷。由監督銷人員在銷毀目錄上簽字,作為日后查考的憑據。

第五章 獎勵與處罰
第十六條 有下列情形之一的,由溫州市破產管理人協會或聯合有關部門給予表彰獎勵。
(一)破產檔案收集、整理、移交做出顯著成績的;
(二)破產檔案保管、保護和現代化管理做出顯著成績的;
(三)破產檔案利用、開發取得突出效果的;
第十七條 有下列行為之一的,由溫州市破產管理人協會責令限期改正;情節嚴重的,由有關主管部門對管理人直接負責的主管人員和直接責任人員依法給予處分;構成犯罪的,依法追究刑事責任。
(一)管理人未統一管理破產檔案或未按規定形成、收集檔案的;
(二)管理人未按規定設置存放檔案的專門場所、檔案工作機構或未指定檔案工作負責部門,未按要求配備專(兼)職檔案工作人員的;
(三)將管理人應當歸檔的文件材料據為己有,拒絕移交所在執業機構檔案部門的;
(四)檔案管理不符合檔案安全保護要求的;
(五)明知所保存的檔案面臨危險而不采取措施,造成檔案損失的;檔案工作人員、對檔案工作負有領導責任的人員玩忽職守,造成檔案損失的;
(六)無正當理由拒絕溫州市破產管理人協會或有關部門對破產檔案進行檢查的。
第六章 附則
第十八條  國有企業等特殊主體股東對檔案歸檔、檔案保管有特殊要求的,按照相關規定執行。
第十九條  本辦法經溫州市破產管理人協會會長辦公會議通過,于2021年1月1日起試行,由溫州市破產管理人協會負責解釋。
 
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